Developing and Drafting Commitments
Once a set of potential ideas for commitments have been agreed, there are several elements involved in developing these further. This ranges from:
- Awareness raising and public or behind-closed-doors advocacy to convince decision-makers to adopt changes in policies, programs or practices or adopt new ones.
- Engaging technical experts, intended beneficiaries or users, and other stakeholders in designing the commitmentOGP commitments are promises for reform co-created by governments and civil society and submitted as part of an action plan. Commitments typically include a description of the problem, concrete action... and agreeing its focus, evaluating technical and financial feasibility, identifying key milestones and indicators needed to lay the foundations for keeping eventual implementation on track, and exploring complementarities, redundancies and contradictions with existing policies, programs or practices.
- Drafting commitments in detail describing the scope of the problem, the details of the commitment and how it will address the problems described, identifying lead and supporting implementers, specifying milestones, timelines and indicators, and identifying resourcing.
Developing commitments might require a combination of awareness raising activities, online meetings and workshops, and deliberative processes to weigh evidence, make trade-offs and decide what focus specific commitments could have. Eventually details of the commitment have to be put in writing, and this often requires some form of collaborative drafting.
Collaborative drafting of commitments can take different levels of involvement: from a group of co-authors who go through each portion of drafting a commitment template together, writing as a group with one voice, to a group with a primary author who does the majority of the work and then receives comments or edits from collaborators. The Writing Center at UNC offers a good overview of the collaborative writing process. Adapted excerpts from their guidance are provided below.
When to use collaborative drafting
- When there is a group of people who can contribute to shaping a commitment or policy and can agree upon norms of collaboration and expected outputs
- Done online, generally the preferred approach is to use collaborative drafting when there are fewer primary authors who take the lead, followed by comments and edits from others
Guiding principles for a collaborative commitment drafting process
- Roles and responsibilities: Identify who will assume the roles of primary author and initial collaborators. Clarify what policy or editorial decisions will be jointly-made by collaborators, and what decisions will be subject to formal government approval processes.
- Managing large groups: If drafting is open to a large group, consider creating a code of conduct to guide behavior and appoint a moderator to serve as a resource to collaborators, answer process questions or intervene in the case of online harassment or intimidation.
- Preparing information and evidence: Consider outputs from crowdsourcing effort, prior consultative meetings, data and evidence, pre-existing policies and processes that will need to inform the initial draft of commitments or policies.
- Establish a process for collaboration: Determine who will improve initial drafts, what guidance they will be given, the manner of receiving inputs (feedback as comments, co-drafting etc), frequency and mode of meetings to iterate on drafts, sign off on drafts for final comments, reviews and approval for inclusionOGP participating governments are working to create governments that truly serve all people. Commitments in this area may address persons with disabilities, women and girls, lesbian, gay, bisexual, tr... in the action planAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen... or other decision-making processes.
- Agree which tool will be used for drafting: Ensure all collaborators are able to use and access these tools easily and are familiarised with features to be used.
- Additional peer reviewers or collaborators: Beyond the initial group of collaborators, determine who should be consulted for further validating the drafts or providing feedback.
- Coherence and consistency: Assign responsibility for creating a coherent commitment based on all inputs received.
Online tools for collaborative drafting
The tools below allow for multiple collaborators with simultaneous drafting, with some differences in functionalities on whether the tools are open source, allow revision history and editing authority of collaborators
- For those with a Google account: Google Docs
- Open source alternatives: Etherpad or JoeDocs
- For drafting with larger groups: Discuto
- The low tech option of taking turns and sharing documents for in-person writing or editing where working on shared documents online might not be possible for a variety of reasons. This needs clear rules for version control, mode of editing, labelling and sharing files.
For a more detailed list of online tools and platforms that may be used for collaborative drafting, please CLICK HERE
Desarrollo y diseño de compromisos
Una vez acordada una lista de ideas de compromisos potenciales, existe una serie de elementos que deben incorporarse en los siguientes pasos, incluyendo:
- Sensibilización y trabajo de incidencia para convencer a los tomadores de decisiones de adoptar cambios en las políticas, programas o prácticas o crear nuevos instrumentos.
- Involucrar a expertos técnicos, beneficiarios o usuarios y otros actores en el diseño de compromisos y acordar su enfoque, evaluar su factibilidad técnica y financiera, identificar resultados intermedios e indicadores necesarios para establecer las bases de la implementación y explorar complementariedades.
- Diseñar compromisos detalladamente, describiendo el alcance del problema, los detalles del compromiso y cómo abordará el problema descrito, identificar líderes y entidades de apoyo para la implementación, hitos, cronogramas e indicadores y fuentes de recursos.
El desarrollo de compromisos posiblemente implicará una serie de actividades de sensibilización, talleres y reuniones virtuales y procesos deliberativos para aportar evidencia, identificar ventajas y desventajas y tomar decisiones sobre el enfoque de los compromisos. Más adelante, los detalles de los compromisos deberán redactarse y esto frecuentemente implica un proceso de escritura colaborativa.
La escritura colaborativa de compromisos puede conllevar diferentes niveles de participación: por ejemplo, un grupo de coautores pueden revisar todos los elementos de la plantilla para el desarrollo de compromisos (escribiendo como grupo con una sola voz) o puede formarse un grupo con un autor principal que toma la mayor parte de la responsabilidad e incorpora los comentarios de sus colaboradores. El Writing Center de UNC creó un resumen del proceso de escritura colaborativa. A continuación adaptamos algunos fragmentos de sus lineamientos.
Cuándo utilizar la escritura colaborativa
- Cuando un grupo de personas quieren contribuir a definir un compromiso o política y establecen una serie de normas de colaboración y resultados esperados.
- Cuando se realiza en línea, el método preferido es la redacción colaborativa, en la que un grupo de autores principales toman el liderazgo y reciben comentarios de otras personas.
Principios para un proceso colaborativo de diseño de compromisos
- Revisores o colaboradores adicionales: Más allá del grupo núcleo de colaboradores, identifica a quién debes consultar para validar y retroalimentar los borradores.
- Roles y responsabilidades: Identificar claramente quién asumirá el papel de autor principal, así como los colaboradores iniciales. Aclarar qué políticas o decisiones editoriales serán tomadas en conjunto por los colaboradores y qué decisiones serán sujetas a procesos formales de gobierno.
- Manejo de grupos grandes: Si en la escritura participa un grupo grande, considera diseñar un código de conducta y asignar a un moderador que responderá preguntas e intervendrá en caso de acoso o intimidación virtual.
- Preparar información y evidencia: Toma en cuenta los resultados del esfuerzo de colaboración abierta, reuniones de consulta previas, datos y evidencia y políticas y procesos previos en el diseño inicial de compromisos o políticas.
- Establecer un proceso para la colaboración: Definir quién refinará los borradores iniciales, qué orientación tendrán, cómo recibirán insumos (retroalimentación en forma de comentarios, codiseño, etc.), la frecuencia y modalidad de las reuniones para la revisión de los borradores, aprobación de los borradores, revisiones y aprobación para la incorporación en el plan de acción u otros procesos de toma de decisiones.
- Acordar qué herramienta será utilizada: Asegura que todos los colaboradores puedan utilizar, tengan acceso y estén familiarizados a las herramientas elegidas.
- Coherencia y consistencia: Asigna a un responsable para asegurar que los compromisos sean coherentes con base en todos los insumos recibidos.
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Herramientas digitales para la escritura colaborativa
Las herramientas que presentamos a continuación permiten el trabajo simultáneo entre colaboradores. Cada una tiene diferencias en funciones, si son de acceso abierto, si permiten consultar las diferentes versiones y edición y autoría de los colaboradores.
- Si tienes una cuenta de Google: Google Docs
- Alternativas de acceso abierto: Etherpad o JoeDocs
- Para trabajo con grupos grandes: Discuto
- Una opción de baja tecnología es asignar turnos y compartir los documentos en los casos en los que por alguna razón no puedan editarse documentos en línea. En estos casos debe haber reglas claras para el control de versiones, edición, etiquetado e intercambio de documentos.
Para consultar una lista más detallada de herramientas y plataformas que pueden utilizarse para la escritura colaborativa, haz clic aquí.
Développement et rédaction des engagements
Une fois qu’un ensemble d’idées potentielles d’engagements a été convenu, plusieurs éléments sont impliqués dans leur développement ultérieur. Cela va de :
- Sensibilisation et action revendicatrice publique ou à huis clos pour convaincre les décideurs d’adopter des changements de politiques, de programmes ou de pratiques ou d’en adopter de nouveaux.
- Faire participer des experts techniques, des bénéficiaires ou des utilisateurs visés et d’autres parties prenantes à la conception de l’engagement et à son accord, à l’évaluation de la faisabilité technique et financière, à l’identification des jalons et des indicateurs clés nécessaires afin d’établir les bases pour que la mise en œuvre éventuelle soit sur la bonne voie, et à l’exploration des complémentarités, des redondances et des contradictions avec les politiques, programmes ou pratiques existants.
- Rédiger des engagements en détail décrivant la portée du problème, les détails de l’engagement et la manière dont il abordera les problèmes décrits, en identifiant les chefs de file et les responsables de la mise en œuvre, en précisant les étapes, les délais et les indicateurs, et en identifiant les ressources.
L’élaboration d’engagements peut nécessiter une combinaison d’activités de sensibilisation, de réunions et d’ateliers en ligne et de processus délibératifs pour évaluer les preuves, faire des compromis et décider de l’orientation des engagements spécifiques. Finalement, les détails de l’engagement doivent être mis par écrit, ce qui nécessite souvent une certaine forme de rédaction collaborative.
La rédaction collaborative des engagements peut s’établir sur différents niveaux d’implication : d’un groupe de co-auteurs qui passent par chaque partie de la rédaction d’un modèle d’engagement ensemble, en écrivant en groupe d’une seule voix, à un groupe avec un auteur principal qui exécute la majorité du travail, puis reçoit des commentaires ou des modifications de la part de collaborateurs. Le Writing Center à l’UNC offre un bon aperçu du processus d’écriture collaborative. Des extraits adaptés de leurs conseils sont fournis ci-dessous.
Quand recourir à la rédaction collaborative
- Lorsqu’un groupe de personnes peut contribuer à façonner un engagement ou une politique et peut convenir de normes de collaboration et de résultats attendus.
- En ligne, l’approche généralement privilégiée consiste à utiliser la rédaction collaborative lorsqu’il y a moins d’auteurs principaux qui prennent les devants, suivi de commentaires et de modifications des autres.
Principes directeurs pour un processus de rédaction d’engagement collaboratif
- Rôles et responsabilités : Identifiez qui assumera les rôles d’auteur principal et de collaborateurs initiaux. Clarifiez quelles décisions politiques ou éditoriales seront prises conjointement par les collaborateurs et quelles décisions seront soumises aux processus d’approbation officiels du gouvernement.
- Gestion de grands groupes : Si la rédaction est ouverte à un grand groupe, envisagez de créer un code de conduite pour guider le comportement et nommez un modérateur qui servira de ressource aux collaborateurs, répondra aux questions quant au processus ou interviendra en cas de harcèlement ou d’intimidation en ligne.
- Préparation des informations et des preuves : Tenir compte des résultats des efforts d’externalisation, des réunions consultatives préalables, des données, des preuves et des politiques et processus préexistants qui devront éclairer le projet initial d’engagements ou de politiques.
- Établir un processus de collaboration : Déterminez qui améliorera les ébauches initiales, les orientations qui leur seront données, la manière de recevoir les contributions (rétroaction sous forme de commentaires, co-rédaction, etc.), la fréquence et le mode des réunions pour itérer les ébauches, approuver les ébauches pour les commentaires finaux, les révisions et l’approbation pour inclusion dans le plan d’action ou d’autres processus décisionnels.
- Convenir de l’outil qui sera utilisé pour la rédaction : Assurez-vous que tous les collaborateurs puissent utiliser et accéder facilement à ces outils et soient familiarisés avec les fonctionnalités à utiliser.
- Pairs évaluateurs ou collaborateurs supplémentaires : Au-delà du groupe initial de collaborateurs, déterminez qui devrait être consulté pour valider plus amplement les ébauches ou fournir des commentaires.
- Cohérence et uniformité : Attribuez la responsabilité de créer un engagement cohérent basé sur toutes les contributions reçues.
Outils en ligne pour la rédaction collaborative
Les outils ci-dessous permettent une rédaction simultanée de multiples collaborateurs, avec quelques différences dans les fonctionnalités selon que les outils sont en code source ouvert, permettent l’historique des révisions et l’autorité d’édition des collaborateurs
- Pour les personnes munies d’un compte Google : Google Docs
- Alternatives au code source ouvert : Etherpad or JoeDocs
- Pour rédiger avec de plus grands groupes : Discuto
- L’option à faible technicité d’y aller à tour de rôle et de partager des documents pour l’écriture ou l’édition en présentiel lorsque le travail se fait sur des documents partagés en ligne peut ne pas être possible pour diverses raisons. Cela nécessite des règles claires pour le contrôle de version, le mode d’édition, l’appellation et le partage de fichiers.
Pour une liste plus détaillée des outils et plateformes en ligne pouvant être utilisés pour la rédaction collaborative, VEUILLEZ CLIQUER ICI
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