Updated 7th August 2020
Questions to Consider Before Taking Your Co-Creation ProcessCollaboration between government, civil society and other stakeholders (e.g., citizens, academics, private sector) is at the heart of the OGP process. Participating governments must ensure that a dive... Online
Before you consider online engagement, determine the purpose and the target audience. What do you want to achieve at the end of this process? Who are you seeking to engage and why? What are you seeking from targeted audiences – ideas, expertise, opinions or preferences, evidence, resources or action? Each of these require different considerations. To help narrow down the purpose, GovLab’s CrowdLaw resource and Involve UK offer specific questions that are relevant for the OGP co-creation process. They have been adapted below.
1. What are you expecting from online engagement?
Synchronous or asynchronous participation
- Online engagement can be used to ask the broader public or targeted groups to participate all at the same time (synchronous) or when it suits them best (asynchronous).
- Asynchronous processes may allow a broader group of participants to engage at their own time and convenience. Synchronous processes are suitable when interaction and discussion are needed to arrive at decisions or consensus.
- Synchronous and asynchronous participation can be blended together as part of an engagement process, either with the same group or different groups of participants. Regardless of the method used, it is important to also consider trade-offs between identifying choices made by participants (transparencyAccording to OGP’s Articles of Governance, transparency occurs when “government-held information (including on activities and decisions) is open, comprehensive, timely, freely available to the pub... More) vs anonymity (avoiding group-think among participants.or ensuring privacy).
Types of contributions
- Ideas and proposals: Suggestions for commitments or problems that should be addressed in the OGP action planAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen...
- Expertise : Specific skills and/or knowledge that are gained professionally or through lived experience. For example, if you are looking for specific ways in which you can improve transparency, accountability or participation in a thematic policy area from those who have the experience of expertise. Or, if you are seeking to understand ways in which specific target audiences are impacted by state programs, policies or institutions (e.g. health care workers and local communities might offer expertise on deficiencies in current local health care facilities and what types of open government measures might address these)
- Opinions : Publicly stated views or beliefs about a given topic that may or may not be informed by facts, credibility, or logic. For example, if you are seeking views on how the overall co-creation process can be improved, the extent to which previous action plans have been seen as having produced results, or what your target audiences opinions are on specific policy issues that are consideration for the action plan.
- Preference: Indicating preference, selecting or prioritizing different themes or commitments under consideration for the action plan. Such preferences could be informed by expertise or opinions.
- Evidence : Concrete support for or against something based on real facts, data, information or events. This could be evidence supporting the results of specific open government policies (e.g. economic or efficiency gains from implementing anti-corruption policies to strengthen the case for anti-corruption commitments), or evidence of whether programs or policies intended to benefit specific groups are reaching them (e.g. whether intended beneficiaries of social safety nets have received the benefits or if they have been lost due to leakage or mismanagement, pointing to need for improving processes or policies).
- Action: Doing something that implies an action that goes beyond sharing ideas, expertise, opinions or evidence. For example, signing a petition, participating in ongoing monitoring, prototyping a solution, or co-implementing a possible commitmentOGP commitments are promises for reform co-created by governments and civil society and submitted as part of an action plan. Commitments typically include a description of the problem, concrete action....
2. At what stage of the co-creation process are you seeking to engage?
- Identifying priorities, problems and solutions : A variety of approaches can be used to identify issues of concern, problems or priorities that people would like addressed in an OGP action plan as well as solutions to the same. This is often an iterative process which involves starting with broad contributions and a long list of ideas, followed by synthesis, clustering and sensemaking by relevant thematic working groups, members of the OGP MSF or specific networks to identify a narrower set of issues or ideas for potential commitments that can be validated and/or prioritized by those consulted in the first phase, and further developed into commitments in subsequent stages of the co-creation process.
- Developing and drafting commitments: Online engagement can be used for collaboratively developing and drafting, commenting on, and documenting draft commitments (as well as policies, constitutional changes, regulations or legislations that might be part of proposed commitments).
- Prioritizing ideas and commitments : Online engagement can be used for selecting the highest priority commitments by engaging citizens, targeted beneficiaries or users to determine which commitments should be prioritized for meeting their needs or have the highest potential for impact. Online engagement can also be used to prioritize commitments based on technical or financial feasibility for implementation, or alignment with national development priorities and complementarity with other initiatives.
- Implementing commitments : Putting a law or policy into action. Citizens or targeted stakeholders can be engaged to shape or provide feedback on plans for the delivery of a given commitment. Online engagement can also be used to get inputs, ideas, expertise, preferences, evidence, or resources to address a specific aspect of implementing a commitment.
- Monitoring and assessment : Conducting evaluations to determine if a law or policy was effective in achieving its goals, providing the public opportunities to monitor progress and outcomes and evaluate the impact on the overall well-being of the community.
For each of these stages, a range of methods for online engagement can be used. These include, but are not limited to, crowdsourcing, consultative meetings, deliberative methods that combine crowdsourcing, open dialogue, deliberative analysis and narrative building.
It is important to note that co-creation processes do not always involve linear progression from one stage to the next and often involve working on multiple stages simultaneously. For example, some ideas might be well developed and can progress through commitment development and drafting, while others might still need ideas that need synthesizing, further input or expertise. This may require managing multiple online spaces and engagement channels simultaneously.
3. Who should you engage?
- The purpose and the stage of the co-creation process for which online engagement is being used should determine who you involve (e.g. a open to all, cross-section of the general public, civil society organizations, stakeholders with relevant expertise or experience, specific groups or communities, public officials and decision-makers, different branches of government, representatives of academic or the private sectorGovernments are working to open private sector practices as well — including through beneficial ownership transparency, open contracting, and regulating environmental standards. Technical specificat..., or the OGP Multistakeholder Forum), and how you engage them.
- Depending on which groups you plan to engage, additional measures may be needed to ensure inclusive participation. . CitizenLabs Guide to setting up an inclusive and representative digital engagement highlights the importance of collaborating with community influencers to spread the word before the launch of a consultation, using the right language, technical support or coaching, supplementing in-person engagement via telephone, text, radio or in person meetings, using visual communication to represent an inclusive society, and measuring who is taking part in consultations in order to make improvements in the next round. These strategies may be most needed to ensure engagement from communities with limited resources or reduced access to the internet, such as women, rural and indigenous communities, the elderly and persons with disabilities. Additionally, you may need to consider meeting groups in the spaces they tend to meet in(online or in-person – when safe to do so) rather than expecting them to come to the spaces organized or convened by you.
Preguntas a considerar antes de llevar el proceso de cocreación a un espacio virtual
Antes de considerar llevar el proceso de participación a un espacio virtual, deberás plantear el objetivo esperado y el público objetivo. ¿Qué quieres lograr al final del proceso? ¿A quién quieres involucrar y por qué? ¿Qué esperas del público: ideas, conocimiento, opiniones o preferencias, evidencias, recursos o acción? Cada uno requiere de diferentes consideraciones. Para ayudar a acotar el objetivo, consulta las preguntas de CrowdLaw de GovLav e Involve UK. A continuación las adaptamos al contexto de OGP.
1. ¿Qué esperas obtener del proceso virtual de participación?
Participación síncrona o asíncrona
- La participación virtual puede llevarse a cabo de manera que el público en general o grupos puntuales participen al mismo tiempo (síncrona) o en el momento en que les sea conveniente (asíncrona).
- Los procesos asíncronos permiten que un grupo más amplio de participantes asista cuando le es conveniente. Los procesos síncronos son adecuados cuando es necesario que haya interacción y discusión para tomar decisiones o llegar a acuerdos.
- Puedes utilizar tanto modelos de participación síncrona y asíncrona, ya sea con el mismo o con diferentes grupos. Independientemente del método utilizado, es importante considerar las ventajas y desventajas de las decisiones tomadas por los participantes (transparencia) vs. la anonimidad (evitar pensamiento de grupo entre los participantes o asegurar su privacidad).
Tipos de contribuciones
- Ideas y propuestas: Sugerencias de comentarios o problemas que deberán ser abordados en el plan de acción de OGP.
- Conocimientos: Habilidades, conocimientos profesionales o experiencia. Por ejemplo, si estás buscando mejorar la transparencia, rendición de cuentas o participación en un área temática, puedes solicitar aportes a personas o grupos con experiencia o conocimientos en el tema. O si estás identificando los impactos de programas, políticas o instituciones en grupos específicos (por ejemplo, los trabajadores de la salud y comunidades locales podrían tener conocimiento sobre las deficiencias en las instalaciones de salud y qué tipo de medidas de gobierno abierto podrían ayudar a mejorarlas).
- Opiniones: Opiniones o creencias del público sobre un tema en particular que podría no estar relacionada con hechos, credibilidad o lógica. Por ejemplo, si estás buscando opiniones sobre cómo mejorar el proceso de cocreación en general, la medida en la que los planes de acción anteriores han tenido resultados o las opiniones del público sobre temas de política en particular que están en consideración para el plan de acción.
- Preferencia: Indicar la preferencia, selección o priorización de ciertos temas o compromisos bajo consideración para el plan de acción. Dichas preferencias podrían depender de conocimientos u opiniones.
- Evidencia: Apoyo concreto a favor o en contra de una acción con base en hechos reales, datos, información o eventos. Puede ser evidencia que apoye los resultados de políticas de gobierno (por ejemplo, mejoras económicas o de eficiencia gracias a la implementación de políticas anticorrupción para crear argumentos a favor de los compromisos anticorrupción) o evidencia que demuestre si los beneficiarios están recibiendo los servicios de programas o políticas.
2. ¿En qué fase del proceso de cocreación quieres promover la participación?
- Identificar prioridades, problemas y soluciones: Existe una variedad de métodos que pueden utilizarse para identificar problemas o prioridades que a la gente le interesa incluir en el plan de acción de OGP, así como soluciones a ellos. En ocasiones, esto implicará un proceso iterativo, por ejemplo: iniciar con una serie de consultas amplias y una lista larga de ideas; más adelante, grupos de trabajo, miembros del foro multisectorial u otros podrían acotar la lista e identificar un número menor de temas o ideas para compromisos potenciales; finalmente, la lista podría ser validada y/o priorizada por el grupo consultado en la primera fase antes del desarrollo final de los compromisos.
- Desarrollar y diseñar compromisos: Los procesos virtuales de participación pueden ser utilizados para desarrollar, diseñar, comentar y documentar borradores de compromisos (así como políticas, cambios constitucionales, regulaciones o legislaciones que podrían formar parte de los compromisos propuestos).
- Priorizar ideas y compromisos: Los procesos virtuales pueden utilizarse para seleccionar los compromisos prioritarios, involucrando a la ciudadanía, beneficiarios o usuarios para determinar qué compromisos deben ser seleccionados para cumplir con sus necesidades o seleccionar aquellos que tienen mayor impacto potencial. Además, pueden servir para priorizar compromisos con base en su factibilidad técnica o financiera para su implementación, alineación con las prioridades nacionales y complementariedad con otras iniciativas.
- Implementar compromisos: Poner en marcha una política o acción. La ciudadanía o un grupo de actores pueden involucrarse para definir o retroalimentar planes para la implementación de un compromiso en particular. Además, puedes obtener insumos, ideas, conocimiento, preferencias, evidencia o recursos para abordar un aspecto en específico de la implementación de un compromiso.
- Monitoreo y evaluación: Llevar a cabo evaluaciones para determinar si una ley o política fue efectiva en el cumplimiento de sus objetivos, ofreciendo al público oportunidades para monitorear los avances y resultados y evaluar el impacto en el bienestar de la comunidad.
En cada una de las fases, puedes utilizar diversos métodos virtuales de participación, por ejemplo: colaboración abierta (crowdsourcing), reuniones de consulta, métodos de deliberación que combinan colaboración abierta, diálogo abierto, análisis deliberativo y construcción de narrativa, entre otros.
Cabe mencionar que los procesos de cocreación no siempre implican la progresión lineal de una fase a la siguiente, pues en muchas ocasiones el trabajo de las diferentes fases se lleva a cabo simultáneamente. Por ejemplo, algunas ideas podrían estar bien desarrolladas y avanzar hacia el desarrollo de compromisos, mientras que otras ideas podrían todavía necesitar síntesis, insumos o conocimiento. Por lo anterior, en ocasiones será necesario administrar diversos espacios virtuales y canales de comunicación simultáneos.
3. ¿A quién debes involucrar?
- El objetivo y la fase del proceso de cocreación que estás llevando a un espacio virtual determinará los grupos a involucrar (por ejemplo: abierto a todas las personas, una sección representativa del público, organizaciones de la sociedad civil, actores con experiencia o conocimientos, grupos o comunidades específicos, funcionarios y tomadores de decisiones, diferentes poderes del gobierno, representantes de la academia o el sector privado o el foro multisectorial) y cómo debes involucrarlos.
- Dependiendo de los grupos a involucrar, es posible que sea necesario implementar medidas adicionales, por ejemplo una campaña de difusión antes de lanzar una plataforma virtual, apoyo técnico u orientación, traducción a diferentes idiomas o información complementaria en persona, por teléfono, mensaje de texto, por radio o en reuniones presenciales. Estas estrategias serán necesarias en particular para asegurar la participación de comunidades con recursos limitados o con poco acceso a internet, por ejemplo, mujeres, comunidades rurales e indígenas, adultos mayores o personas con discapacidades. Es probable que sea necesario organizar reuniones en los espacios en los que dichos grupos se reúnen frecuentemente (virtuales o en persona si es seguro) y no esperar que ellos se reúnan en los espacios que tú convocas.
Questions à prendre en compte avant de transposer en ligne votre processus de co-création
Avant d’envisager la collaboration en ligne, déterminez l’objectif et le public cible. Que voulez-vous réaliser à la fin de ce processus? Qui cherchez-vous à impliquer et pourquoi? Que recherchez-vous auprès d’un public ciblé – idées, expertise, opinions ou préférences, preuves, ressources ou action? Chacun de ces éléments nécessite des considérations différentes. Afin d’affiner l’objectif, CrowdLaw resource de GovLab et Involve UK proposent des questions précises qui sont pertinentes pour le processus de co-création du PGO. Elles ont été adaptées ci-dessous.
1. Qu’attendez-vous de la mobilisation en ligne?
Participation synchrone ou asynchrone
- La mobilisation en ligne peut être utilisée pour demander au grand public ou à des groupes cibles de participer tous en même temps (synchrone) ou quand cela leur convient (asynchrone).
- Les processus asynchrones peuvent permettre à un groupe plus large de participants de s’engager à leur propre rythme et à leur convenance. Les processus synchrones conviennent lorsque l’interaction et la discussion sont nécessaires pour parvenir à des décisions ou à un consensus.
- La participation synchrone et asynchrone peut être intégrée dans le cadre d’un processus de mobilisation, avec le même groupe ou différents groupes de participants. Quelle que soit la méthode utilisée, il est important de considérer également les concessions mutuelles entre l’identification des choix faits par les participants (transparence) et l’anonymat (en évitant la réflexion de groupe parmi les participants ou en garantissant la confidentialité).
Types de contributions
- Idées et propositions : Suggestions d’engagements ou de problèmes à traiter dans le plan d’action du PGO
- Expertise : Compétences et / ou connaissances spécifiques acquises professionnellement ou par l’expérience vécue. Par exemple, si vous cherchez des moyens spécifiques d’améliorer la transparence, la responsabilité ou la participation dans un domaine politique thématique de la part de ceux qui ont l’expérience de l’expertise. Ou si vous cherchez à comprendre comment des publics cibles spécifiques sont affectés par les programmes, politiques ou institutions de l’État (par exemple, les travailleurs de la santé et les communautés locales peuvent offrir une expertise quant aux lacunes des établissements de santé locaux actuels et quels types de mesures gouvernementales ouvertes pourraient résoudre ces problèmes)
- Opinions : Idées ou croyances exprimées publiquement sur un sujet donné pouvant ou non être éclairées par des faits, la crédibilité ou la logique. Par exemple, si vous êtes à la recherche de points de vue sur la façon dont le processus global de co-création peut être amélioré, la mesure dans laquelle les plans d’action précédents ont été perçus comme ayant produit des résultats, ou quelles sont les opinions de votre public cible sur des questions de politique spécifiques qui sont prises en considération dans le plan d’action.
- Préférence : Indiquer la préférence, sélectionner ou hiérarchiser les différents thèmes ou engagements envisagés pour le plan d’action. Ces préférences pourraient être fondées sur une expertise ou des opinions.
- Preuves : Un soutien concret pour ou contre quelque chose basé sur des faits, des données, des informations ou des événements réels. Cela pourrait être une preuve étayant les résultats de politiques spécifiques de gouvernement ouvert (par exemple, des gains économiques ou d’efficacité de la mise en œuvre de politiques anti-corruption pour renforcer les arguments en faveur d’engagements sur la lutte contre la corruption), ou une preuve que des programmes ou des politiques destinés à bénéficier à des groupes spécifiques les atteignent (par exemple, si les bénéficiaires prévus de filets de sécurité sociale ont reçu les prestations ou si elles ont été égarées en raison d’une fuite ou d’une mauvaise gestion, ce qui indique la nécessité d’améliorer les processus ou les politiques).
2. À quelle étape du processus de co-création cherchez-vous à vous engager?
- Identifier les priorités, les problèmes et les solutions : Une variété d’approches peut être utilisée pour identifier les sujets de préoccupation, les problèmes ou les priorités que les gens souhaitent voir traités dans un plan d’action du PGO ainsi que des solutions à ceux-ci. Il s’agit souvent d’un processus itératif qui implique de commencer par de vastes contributions et une longue liste d’idées, le tout suivi de la synthèse, du regroupement et de la recherche de sens par des groupes de travail thématiques pertinents, des membres du FMI du PGO ou des réseaux spécifiques, afin d’identifier un ensemble plus restreint de questions ou d’idées pour les engagements potentiels qui peuvent être validés et / ou hiérarchisés par les personnes consultées au cours de la première phase, puis développés en engagements aux étapes ultérieures du processus de co-création.
- Élaborer et rédiger des engagements : La collaboration virtuelle peut être utilisée pour élaborer et rédiger, commenter et documenter des projets d’engagements (ainsi que des politiques, des changements constitutionnels, des réglementations ou des législations qui pourraient faire partie des engagements proposés).
- Prioriser les idées et les engagements : La collaboration virtuelle peut être utilisée pour sélectionner les engagements ayant la plus grande priorité en engageant les citoyens, les bénéficiaires ciblés ou les utilisateurs afin de déterminer quels engagements devraient être prioritaires pour répondre à leurs besoins ou avoir le potentiel d’impact le plus fort. La collaboration en ligne peut également être utilisée pour hiérarchiser les engagements en fonction de la faisabilité technique ou financière de la mise en œuvre, ou de l’alignement sur les priorités nationales de développement et de la complémentarité avec d’autres initiatives.
- Mettre en oeuvre les engagements : Mettre une loi ou une politique en action. Les citoyens ou les parties prenantes ciblées peuvent être engagés pour façonner ou fournir des commentaires sur les plans de mise en œuvre d’un engagement donné. La mobilisation en ligne peut également être utilisée pour obtenir des contributions, des idées, de l’expertise, des préférences, des preuves ou des ressources pour aborder un aspect spécifique de la mise en œuvre d’un engagement.
- Suivi et évaluation : Mener des évaluations pour déterminer si une loi ou une politique a été efficace pour atteindre ses objectifs, en fournissant au public des occasions de surveiller les progrès et les résultats et d’évaluer l’impact sur le bien-être général de la communauté.
Pour chacune de ces étapes, une gamme de méthodes de participation en ligne peut être utilisée. Celles-ci incluent, mais sans s’y limiter, l’externalisation, les réunions consultatives et les méthodes délibératives combinant externalisation, dialogue ouvert, analyse délibérative et construction narrative.
Il est important de noter que les processus de co-création n’impliquent pas toujours une progression linéaire d’une étape à l’autre et impliquent souvent de travailler simultanément sur plusieurs étapes. Par exemple, certaines idées peuvent être bien développées et peuvent progresser grâce à l’élaboration et à la rédaction d’engagements, tandis que d’autres peuvent encore avoir besoin d’idées nécessitant une synthèse, des contributions supplémentaires ou une expertise. Cela peut nécessiter la gestion simultanée de plusieurs espaces en ligne et canaux de mobilisation.
3. Qui devriez-vous faire participer?
- Le but et le stade du processus de co-création pour lesquels la collaboration en ligne est utilisée devraient déterminer qui vous impliquez (par exemple, un public ouvert à tous, un échantillon représentatif du grand public, des organisations de la société civile, des parties prenantes ayant une expertise ou une expérience pertinente, des groupes ou communautés spécifiques, des fonctionnaires et décideurs, diverses branches du gouvernement, des représentants du secteur universitaire ou privé, ou le Forum multi-intervenants du PGO), et comment vous les faites participer.
- Selon les groupes que vous prévoyez mobiliser, des mesures supplémentaires peuvent être nécessaires, telles que la sensibilisation avant le lancement d’une plateforme en ligne, le support technique ou le coaching, la traduction dans différentes langues, ainsi qu’une participation de personnes supplémentaires par téléphone, SMS, radio, ou des réunions en présentiel. Ces stratégies sont peut-être les plus nécessaires pour garantir l’implication des communautés disposant de ressources limitées ou d’un accès réduit à Internet, telles que les femmes, les communautés rurales et autochtones, les aînés et les personnes ayant des incapacités. De plus, vous devrez peut-être envisager de rencontrer des groupes au sein des espaces dans lesquels ils ont tendance à se réunir (en ligne ou en présentiel – lorsque cela est sécuritaire), plutôt que de vous attendre à ce qu’ils se déplacent dans les espaces que vous avez organisés.
Sofía Giselle Cambranis Macias Reply
¡Hay manera de conocer un formato específico o ejemplos de reuniones virtuales para deliberación? esto con el fin de evitar caer en discusiones o retórica que no logren aterrizarse en ideas concretas.