Transparent Selection of Civil Servants (CR0035)

Garantizar la selección de candidatos idóneos para asumir las plazas que salen a concurso bajo el Régimen de Servicio Civil, aprovechando la carrera profesional de la totalidad de funcionarios que se encuentra dentro de dicho Régimen.
Objetivo principal: Poner a disposición de candidatos, instituciones y sociedad en general, la información relacionada con los procesos de reclutamiento y selección de las plazas del Título I, II y III del Estatuto orgánico del Servicio Civil, que permitan establecer un seguimiento a todo el proceso (desde el concurso de antecedentes hasta la elección entre una terna).
Breve Descripción: Se solicita a las instituciones del Sector Público poner a disposición de la sociedad civil los siguientes documentos: planes generales, el marco de operación interna, informes de labores anuales y los respectivos informes de cumplimiento con las acciones que ha realizado la Administración. La documentación de los años 2014-2015 deberá ponerse a disposición en formato abierto, se dará un plazo prudente para que las instituciones suban todos los informes de auditoría que han sido entregados a la CGR en sus páginas web. La CGR cuenta con sus índices de Gestión Institucional e índice de gestión Municipal, donde se solicitará que se considere esta acción como parte de los elementos a evaluar

Compromiso 12. Selección transparente de funcionarios públicos

Texto del compromiso:

Objetivo principal: poner a disposición de candidatos, instituciones y sociedad en general, la información relacionada con los procesos de reclutamiento y selección de las plazas del Título I, II y III del Estatuto Orgánico del Servicio Civil, que permitan establecer un seguimiento a todo el proceso (desde el concurso de antecedentes hasta la elección entre una terna).

Breve descripción del compromiso: el compromiso desea tener el impacto de hacer más transparente el proceso para los funcionarios publicando las plazas en propiedad disponibles, las plazas que se van a llamar a concurso, los listados de elegibles y sus calificaciones, así como los candidatos que se seleccionan en la terna y los resultados de las elecciones en cada una de las instituciones. Se solicitará a la Dirección General del Servicio Civil que en el plazo de un año proceda a poner a disposición, vía web, los siguientes datos: a. Plazas a concurso, b. Listado de elegibles con sus calificaciones. En el segundo año, con el apoyo de la CNGA, debe estar disponible el estado actualizado de todas las plazas que se encuentran abiertas a concurso, desde el inicio hasta el cierre del proceso.

Hitos:

1. Publicar las plazas y sus respectivos requisitos, que se abrirán a concurso con las fechas respectivas y nóminas propuestas.
2. Publicar el listado de elegibles con sus calificaciones y mantenerlo actualizado.
3. Publicar los resultados de los concursos.

Institución responsable: Ministerio de la Presidencia.

Institución (es) de apoyo: Dirección General de Servicio Civil, Instituciones públicas bajo el Título I, II y III del Estatuto Orgánico del Servicio Civil, organizaciones interesadas.

Fecha de inicio: enero de 2016.  Fecha final: diciembre de 2017.

Contexto y objetivos

La Dirección Nacional del Servicio Civil de Costa Rica es la entidad encargada de someter a concurso una buena parte de los puestos del sector público y asignar en cada puesto a las personas más calificadas. Es “un sistema jurídico-administrativo, creado para atraer y mantener en el servicio público al personal con mayores méritos”, afirma su página web.

Debido a que los concursos por plazas laborales que realiza esta institución no se llevan a cabo en su totalidad de manera electrónica, no es posible para los concursantes darle trazabilidad al proceso en todas sus etapas. Esto afecta a la transparencia de los concursos y en ocasiones genera una percepción de corrupción entre quienes no obtienen la plaza ofrecida.

El objetivo inicial de este compromiso es digitalizar este proceso y hacerlo transparente, desde el momento en que se abre la plaza hasta aquel en el que se le asigna a la persona escogida, lo que lo hace relevante para los valores de gobierno abierto y le confiere un impacto potencial moderado. De implementarse por completo, este compromiso brindaría mayor transparencia a un proceso en el que actualmente no se permite un libre acceso a toda su información. Este efecto también garantizará que la decisión final se base en criterios de competencia e idoneidad, y que no haya lugar para arbitrariedades ni preferencias personales. Entre la información que permitiría verificar el sistema propuesto están los atestados de todos los concursantes, la terna final elegida con sus respectivas calificaciones y el candidato seleccionado para ocupar el puesto.

Con este compromiso, se busca que el sistema evolucione hacia un sistema informático de gestión de recursos humanos, que permita a los usuarios crear perfiles o expedientes web con toda su información curricular, y a través de ellos concursar electrónicamente a los puestos ofrecidos, que se podrían encontrar publicados en el mismo sistema, ubicables según la institución, el tipo de puesto, el nivel, la ubicación geográfica, etc. Los concursantes se identificarían mediante firma digital.

El desarrollo de este sistema digital no forma parte de los hitos del compromiso ni de su texto en el Plan de Acción, lo que podría reflejar una oportunidad de mejora en la redacción de este o en la planificación previa a su ejecución.

Cumplimiento

El Ministerio de Educación, el de Presidencia y la Dirección de Servicio Civil asignaron cada uno un profesional en informática para empezar a trabajar en esta tarea.  ^{Entrevista Angélica Vega, Ministerio de la Presidencia, 12 de septiembre de 2016.}  Además, se buscaba la contratación de un consultor para que diseñara la interface y la arquitectura del sitio web, que se conectaría a bases de datos de otras instituciones, como el Tribunal Supremo de Elecciones, las universidades y el Poder Judicial, para realizar la verificación de documentos de los concursantes.

Las limitaciones técnicas y falta de estandarización del proceso de selección llevaron al Gobierno a considerar difícil cumplir este objetivo en el tiempo dispuesto, pues era mucho el trabajo previo necesario para levantar procesos y poder mostrarlos en la página web, como indicó la encargada de Presidencia de este compromiso.  ^Ibidem.  Por tal razón, el Gobierno decidió crear un segmento en la página de internet del Servicio Civil a la que todas las instituciones del sector público podrán subir sus concursos abiertos.

Para septiembre de 2016 se estaban desarrollando los lineamientos de la interfaz de usuario del sitio electrónico y se tenía previsto que durante noviembre se capacitara a los funcionarios públicos sobre su uso y se hiciera el anuncio oficial del sitio, según explicó Angélica Vega, asesora del Ministerio de la Presidencia. De igual manera, el Gobierno trabajaba en conectar las bases de datos de los colegios profesionales, con miras a que todo el sistema estuviese implementado en el primer trimestre de 2017.

El siguiente paso será el desarrollo de un sistema que permita seguir el proceso en tiempo real, lo que según el plan de acción se completará en diciembre de 2017.

Lo que se visualiza es que las ternas finales se puedan ver por medio de la página electrónica, que se vean los nombres, atestados y la calificación de cada uno en el Servicio Civil. También que se vea qué institución ofrece la plaza, quién hizo la entrevista y quién fue la persona seleccionada, según Angélica Vega, encargada del compromiso en el Ministerio de la Presidencia.

Siguientes pasos

El cronograma propuesto por el Gobierno para completar este compromiso va más allá del periodo del actual plan de acción, ya que la publicación de los resultados de los concursos se espera completar en diciembre de 2017.

De darse así, el investigador del MRI recomienda incluir este compromiso en el próximo plan de acción. Es recomendable, también, aprovechar la nueva plataforma para la generación y publicación de estadísticas sobre el comportamiento del empleo en el sector público, según áreas laborales e instituciones, de manera que se pueda llevar un control sobre este y se detecten con mayor facilidad las posibles anomalías.

Compromiso 12. Selección transparente de funcionarios públicos

Texto del Compromiso:

Objetivo principal: poner a disposición de candidatos, instituciones y sociedad en general, la información relacionada con los procesos de reclutamiento y selección de las plazas del Título I, II y III del Estatuto Orgánico del Servicio Civil, que permitan establecer un seguimiento a todo el proceso (desde el concurso de antecedentes hasta la elección entre una terna).

Breve descripción del compromiso: el compromiso desea tener el impacto de hacer más transparente el proceso para los funcionarios publicando las plazas en propiedad disponibles, las plazas que se van a llamar a concurso, los listados de elegibles y sus calificaciones, así como los candidatos que se seleccionan en la terna y los resultados de las elecciones en cada una de las instituciones. Se solicitará a la Dirección General del Servicio Civil que en el plazo de un año proceda a poner a disposición, vía web, los siguientes datos: a. Plazas a concurso, b. Listado de elegibles con sus calificaciones. En el segundo año, con el apoyo de la CNGA, debe estar disponible el estado actualizado de todas las plazas que se encuentran abiertas a concurso, desde el inicio hasta el cierre del proceso.

Institución(es) responsable(s): Ministerio de la Presidencia.

Institución(es) de apoyo: Dirección General de Servicio Civil, Instituciones públicas bajo el Título I, II y III del Estatuto Orgánico del Servicio Civil, organizaciones interesadas.

Fecha de inicio: enero 2016  Fecha de cierre: diciembre de 2017

Objetivo del compromiso

El objetivo de este compromiso se centró en desarrollar un sistema informático que permitiera publicar la información relacionada con los procesos de reclutamiento y selección de las plazas del Título I, II y III del Estatuto Orgánico del Servicio Civil, de manera que las personas concursantes, interesadas y cualquier otro, pudiera dar seguimiento de todo el proceso de selección, desde el concurso de antecedentes hasta la escogencia final.

De esa manera el proceso se haría de forma transparente, las personas podrían verificar de manera digital las plazas abiertas a concurso, los listados de elegibles, los atestados de quienes avanzaran en cada una de las etapas del proceso y las calificaciones asignadas a cada uno. También podrían verificar la terna final escogida y los resultados de las elecciones en cada una de las instituciones, de manera que se pueda comprobar la escogencia del candidato más idóneo.

Cumplimiento

Medio término: Limitado

El nivel de avance de este compromiso se calificó como limitado en el informe de medio término, pues al momento de redactarlo no se habían definido los requerimientos del sistema informático ni se había completado la estandarización y levantamiento de todos los procesos por transparentar. También estaba pendiente el diseñar la interface y arquitectura del sitio web.

En lo que se había avanzado era en el trabajo necesario para conectar las bases de datos de los colegios profesionales, que permitirían verificar parte de los atestados y requisitos necesarios para concursar por las plazas.

Fin de término: Limitado

El 17 de abril de 2017 el Gobierno dio a conocer el desarrollo web que permite a los usuarios de la página de Internet de la Dirección General del Servicio Civil^{[Note99: http://www.dgsc.go.cr/divulgacion/]}(DGSC) consultar cuáles puestos de trabajo del Título II (personal docente) se encuentran abiertos bajo el Régimen de Servicio Civil.

La publicación de estos puestos en el sitio web permitió su mayor difusión y aumentó en más de un 33% la cantidad de postulantes a los concursos abiertos. De acuerdo con la información facilitada por el Ministerio de Educación al Viceministerio de Presidencia, la cantidad de oferentes que se postularon para el primer concurso docente que se divulgó a través de la nueva herramienta, y se mantuvo por 15 días, subió de 120 mil a más de 160 mil^{[Note100: Angélica Vega, jefa de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del Ministerio de la Presidencia, Entrevista realizada por medios digitales, 13 de septiembre de 2017.]}.

El servicio digital provisto a través de internet aun no permite aplicar por ese medio, pero sí posibilita ver la lista de personas inscritas en el Servicio Civil como oferentes^{[Note101: http://www.dgsc.go.cr/registroelegibles/]}, es decir, todas aquellos que aparezcan en sus registros como posibles candidatos para concursar por puestos dentro del sector público en cualquiera de las categorías del Régimen: Título I (administración), Títulos II (carrera docente)^{[Note102: http://www.dgsc.go.cr/docente/]} y IV (carrera artística). De esta lista de oferentes, la aplicación muestra todos aquellos que son elegibles para la clase de puesto que el usuario seleccione, siempre que tengan más de 70 puntos en la escala 1-100 que maneja el Servicio Civil.

Lo descrito cumple parcialmente con los dos primeros hitos del compromiso, pues aún falta incluir los puestos del Título III (del Tribunal de Servicio Civil) y completar los del Título I. En septiembre de 2017 la Dirección General del Servicio Civil desarrollaba el sistema de expediente digital que permitiría a los usuarios postularse para los puestos en concurso. Olman Jiménez, director del área de Desarrollo Estratégico de la DGSC^{[Note103: Olman Jiménez Corrales, director del área de Desarrollo Estratégico de la Dirección General del Servicio Civil. Entervista realizada por medios digitales, 21 de septiembre de 2017.]} indicó que la expectativa era que estaría listo en noviembre de 2017.

Angélica Vega, coordinadora por parte de Presidencia de la implementación de este compromiso y jefa de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos de ese ministerio^{[Note104: Angélica Vega, jefa de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del Ministerio de la Presidencia, Entrevista realizada po rmedios digitales, 13 de septiembre de 2017.]} indicó: “Desde el 2016 y hasta el momento nos hemos dedicado a acomodar las bases de datos de Título I (Administrativo), que están dispersas. Ahora el trabajo se centra en el diseño del expediente digital”.

Tras los dos años del segundo plan de acción, tampoco se había implementado el tercero de los hitos que sugería la publicación del resultado de las distintas etapas del proceso de selección de candidatos para cada uno de los puestos, de manera que los interesados pudieran verificar quiénes eran los escogidos, desde la primera etapa hasta la escogencia de uno de los candidatos de la terna final.

Por haber cumplido parcialmente con los dos primeros hitos y quedar pendiente el tercero, se le asigna un nivel de avance limitado.

De acuerdo con Vega, los retos encontrados durante la implementación del compromiso resultaron más grandes de lo estimado a la hora de incluirlo en el plan de acción, principalmente por dos razones:

1.  La gran cantidad de datos contenidos en los expedientes de los oferentes se encontraba almacenada en registros físicos en su mayoría y en bases de datos locales y dispersas.

2.  Tradicionalmente la DGSC y el MEP llamaban a las personas a concursar únicamente cuando había una plaza disponible, paro bajo la lógica del nuevo sistema se debe crear una base de datos de oferentes actualizada, de manera que ayude a hacer más eficientes los procesos de contratación. Esto implica un cambio cultural en la forma en que se gestionan los procesos de la DGSC, lo que genera resistencias al cambio importantes. En este sentido, Vega consideró: “Nos ayudó mucho que la Sala Cuarta solicitara a la DGSC abrir los concursos para todas las personas interesadas en puestos en el Estado”.

Adicionalmente la infraestructura tecnológica de la DGSC y del MEP presenta problemas de interoperabilidad que dificultan el intercambio de información entre instituciones, necesario para la verificación de documentos por parte de los oferentes. Esto generó atrasos durante la implementación de este compromiso. Al momento de evaluarlo se trabajaba en la solución de este problema. Olman Jiménez, por su parte, manifestó: “La creación del compromiso de gobierno abierto ayudó a que se le asignaran más recursos, necesarios porque la iniciativa tiene un gran componente tecnológico para su puesta en ejecución y desarrollo. Al ser un tema país y estar comprometidos a nivel de gobierno abierto, se abre la posibilidad de contar con mayor apoyo”^{[Note105: Ibid]}.

Por otra parte Vega, de Presidencia, aseguró que recibieron consultas y observaciones de usuarios de la plataforma que han ayudado a mejorarla: “Por ejemplo, descubrimos un error en la publicación de un listado de maestros específico gracias a que una de las profesoras lo detectó y procedió a informarlo a la DGSC. De inmediato se realizaron los ajustes”.

¿Se avanzó en la apertura del Gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

De acuerdo con el Gobierno, se trata de la primera vez que el Estado digitaliza sistemas de reclutamiento y publica información actualizada de puestos en concurso. Esto permite a los interesados verificar en línea la lista de elegibles y si ellos califican como tal. También sería la primera vez que los usuarios pueden realizar búsquedas en una lista que incluye todos los puestos abiertos de instituciones bajo el Régimen del Servicio Civil y que permite aplicar criterios de búsqueda como clase de puesto, de especialidad y sub-especialidad.

Sin duda es un paso importante al difundir información de utilidad para muchos ciudadanos que les permitirá aprovechar oportunidades laborales y estimar sus posibilidades de éxito, así como comparar sus condiciones con las de sus posibles competidores algo que incentivaría una sana competencia por el desarrollo de habilidades y conocimientos profesionales.

Las primeras consecuencias de esto ya se vieron al aumentar, en más de una tercera parte, el número de docentes que solicitaron puestos del servicio civil como oferentes.

Sin embargo esta información, que de momento cubre solo la primera etapa del proceso de reclutamiento, no genera transparencia sobre el actuar de la autoridad pública. Se hace necesario que incluya información posterior al proceso de selección de candidatos, que dé cuenta de los criterios y preferencias del Servicio Civil por un oferente sobre otro, de manera que se transparente la información luego de ser procesada y de haber generado un resultado por parte de la autoridad competente. Solo así se podrá llamar a cuentas sobre cómo se usó esa información suministrada por los ciudadanos.

¿Se incorporó en el siguiente plan?

Debido al impacto positivo que se espera que tenga el completar la implementación de este compromiso en los procesos de reclutamiento que modifica, y a los avances logrados e inversión de tiempo y recursos hechos para el desarrollo de la herramienta, el Viceministerio de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano decidió agregarlo como uno de los hitos del compromiso que se le concedió al Poder Ejecutivo incluir en el nuevo plan de acción, según la metodología seguida para su cocreación.

El compromiso consiste en dar “Seguimiento a los compromisos de la Estrategia Nacional por un Gobierno Abierto”. En su sección “c” propone lo siguiente:

c.  Diseño e implementación del Compromiso Expediente Web para concurso de plazas en propiedad del Régimen del Servicio Civil.

·  Publicar los resultados de los concursos.