Citizen’S Folder (ES0034)

Ministry Responsible: Ministry of Finance and Civil Service; Other actors: Government: Ministry of Finance and Civil Service; Status quo or problem to be addressed: In the electronic headquarters of agencies of the different Public Administrations, citizens can initiate administrative actions and obtain information of their interest. However, this implies that the citizen, in order to interact with the administration by internet, must access a multitude of electronic venues, each one with its characteristics and peculiarities, which causes the citizen to see the information of the Administration in a disconnected, complex and difficult to follow way.; Main objective: The Citizen Folder of the General Access Point is the citizen’s private area in their relationship with the administration, which offers an access point from which you can follow the procedures, access your notifications and make electronic appearances and, in general, access personal information from the relationship with Public Administrations. The citizen's folder, available at the address https://sede.administracion.gob.es/carpeta, simplifies citizen access to the digital administration by offering one point of access where they see all their information. In this way, citizens' relations with the administration are greatly facilitated, efficiency and transparency are fostered through the advantages of digital administration and the citizen's perception of public service is improved. The public folder of the OGP allows citizens: • To track their activity with the Administration. The files in progress, the status of applications and written submissions are shown; access to notifications is facilitated by being able to attend pending notifications; and the representations granted and those that have been granted are consulted and managed. • Knowing and accessing your data in the possession of the administration with the consultation of data, such as registration data, personal situations, employment data, etc, with the possibility, if applicable, of obtaining a certificate or proof thereof that can be used and verified by the Secure Verification Code (SVC). • Learn about what public administrations do with the data, by viewing the information that is transferred between administrations. In addition, it is adapted to the different mobile devices, tablets and smartphones, with a responsive design that adapts to the respective dimensions of the screens.
It also allows the federation with the citizen’s private areas in the Autonomous Communities and Local Entities, in such a way, that the citizen, if he/she accesses his/her Community, he/she can also view any files in progress or notifications from the rest of the administrations, without having to visit the private area in the same.; Brief description of the commitment: To facilitate and simplify the relationship of citizens with public administrations without constraints of time or place.; Addressed challenge of the OGP by the commitment: The Citizen Folder addresses several of the challenges of the Alliance. On the one hand, the Citizen Folder is an improvement of public services by providing citizens with an access point where their information and actions are accessible in relation to public administrations without having to access or go through the different electronic headquarters federating the information with other levels of administration. The Citizen Folder improves the transparency of administrations in their administrative actions by allowing citizens to access, not only their data, but also the exchange of information between administrations in the exercise of their functions, thus promoting public integrity. Finally, it also implies a more efficient management of public resources, for example, by improving the quality of data as a result of access and validation of the same by citizens. Or, by reducing deadlines in management by encouraging the use of digital management.; Relevance: This commitment enables advancement in the values promoted by the OGP. The Citizen Folder promotes access to information because on the one hand citizens can consult their data held by the administration and, on the other hand, citizens have access to the exchanges of their personal data between administrations in the exercise of their functions. In terms of public accountability, the citizen's folder promotes this value by facilitating and simplifying digital processing, making it more efficient and less economically burdensome when compared with on-site processing. The citizen's folder represents a technological and innovative development as it is a multi-device service that adapts to the conditions of use of each citizen. it also defines a model of interoperability between all administrations that ensures that information for citizens is always updated, anytime and anywhere, by allowing real-time queries.; Aim: The Citizen Folder, by providing citizens with information about their relationship with Public Administrations, requires an exercise in transparency and openness in their action and in the exercise of their functions.

EJE TRANSPARENCIA

3.3 Carpeta Ciudadana

Texto del compromiso como aparece en el plan de acción:

La Carpeta Ciudadana del PAG, disponible en la dirección https://sede.administracion.gob.es/carpeta, simplifica el acceso de los ciudadanos a la administración digital al ofrecer un punto de acceso donde consultar toda su información.

El compromiso contiene las siguientes metas: 1. Diagnóstico. 2 y 3 Puesta a disposición progresiva para los ciudadanos del seguimiento de expedientes y notificaciones, permitiendo la comparecencia de todos los departamentos ministeriales y de la adhesión de otros niveles de Administración (CCAA y EELL). 4. Puesta a disposición para los ciudadanos de la consulta de datos personales y autogeneración de certificados. 5. Puesta a disposición de la Carpeta ciudadana a las personas jurídicas.

Fecha de inicio: Julio 2017 Fecha de término: Junio 2019

El texto completo del compromiso se encuentra en Tercer Plan de Acción de Gobierno Abierto 2017-2019 de la Alianza para el Gobierno Abierto, disponible aquí: https://bit.ly/2Wubeyk.

Contexto y objetivos

Objetivo general y relevancia

La carpeta ciudadana [52] facilita a cada ciudadano el acceso a su información personal que está en poder de las distintas administraciones públicas. Asimismo permite el seguimiento y la consulta de su actividad con la Administración.

Se trata de una medida controvertida del tercer plan de acción, pues las OSC participantes en el diseño del plan manifestaron su disconformidad [53] con el compromiso al considerarlo poco relevante para los valores de gobierno abierto, ya que se trataba exclusivamente de una medida de administración electrónica. Sin embargo, otro sector de la sociedad civil, los catedráticos y profesores universitarios, estimaron dicha medida como positiva y con gran potencial. En el mismo sentido se pronunciaron los ministerios, valorándola positivamente. Las OSC pro transparencia entrevistadas afirmaron que el Gobierno no escuchó sus recomendaciones. Igualmente manifestaron que los argumentos de la DGGP no fueron suficientemente razonados como para habilitar la inclusión del presente compromiso en el tercer plan de acción. Los responsables de esta medida [54] manifestaron durante una entrevista que no hubo un diálogo directo con las OSC, sino que la interlocución con las entidades de la AGE se aglutinó desde la DGGP. De todo ello se desprende que no hubo un proceso de cocreación para la inclusión de esta medida en el tercer plan.

La investigadora del IRM reconoce que la presente medida genera mayor acceso a la información (pero no a información pública, sino a la información personal), por parte de los ciudadanos individualmente, y que su puesta en práctica supone necesariamente el desarrollo de soluciones tecnológicas y de interoperabilidad. Sin embargo, no se puede afirmar que esta herramienta mejore el acceso a la información pública para el conjunto de la ciudadanía, sino más bien, de cada ciudadano en particular. Además, la información publicada se refiere a expedientes personales. No es información que favorezca la transparencia de las entidades públicas y permita conocer cómo gestionan sus recursos, cómo es su funcionamiento y cómo se toman las decisiones. Por ello este compromiso no se considera relevante para los valores de gobierno abierto.

Diferencia entre administración electrónica y gobierno abierto: Con frecuencia se confunden los conceptos de gobierno electrónico o administración electrónica con gobierno abierto. Un término deriva del otro. A inicios de los años 2.000 los gobiernos de todas las regiones del mundo abordaron la temática del gobierno electrónico con la idea de promover una administración más eficiente, eficaz y transparente ofreciendo información en línea a los ciudadanos sobre mecanismos de gestión, servicios y trámites [55]. Sin embargo el concepto de gobierno abierto va más allá de la oferta integrada de información y servicios en línea para la ciudadanía e implica un cambio de paradigma en la relación entre las administraciones y los ciudadanos [56].

Verificabilidad e impacto potencial

El compromiso contiene cinco metas consistentes en la puesta a disposición progresiva de información para que los ciudadanos puedan hacer seguimiento de expedientes y notificaciones. Ello permite la comparecencia de todos los departamentos ministeriales y de la adhesión de otros niveles de Administración (comunidades autónomas y entidades locales) así como posibilitar la consulta de datos personales y autogeneración de certificados para los ciudadanos. Las cinco metas descritas no son lo suficientemente específicas para permitir la verificación. Se puede comprobar que las actividades se hayan iniciado pero no es fácil comprobar su implementación. La puesta a disposición progresiva es un concepto poco específico para poder ser medido.

Respecto a su impacto, la investigadora IRM reconoce que la medida proporciona la unificación de la información personal de los ciudadanos en una sola herramienta. Ello permite la consulta de los datos personales en una sola plataforma razón por la cual se le asigna un impacto potencial moderado, que sin duda complementará eficazmente la estrategia de gobierno electrónico que ha venido desarrollando la AGE desde hace más de 30 años.

Siguientes pasos

En línea con las reflexiones descritas, las medidas de administración electrónica son en algunos casos medidas habilitantes para la construcción de compromisos en gobierno abierto. Por esta razón no se recomienda la incorporación de medidas similares como parte del próximo plan de acción.

Por otra parte, y como una medida separada del plan de acción de gobierno abierto, se podría impulsar la cooperación entre el Foro de Carpeta Ciudadana, espacio de cooperación público-privada [57], y el Foro de Gobierno Abierto. En el marco de esta iniciativa surgió un foro de cooperación público-privada con representación de entidades locales y gobiernos regionales, ejemplos exitosos de coordinación multiactor. Se recomienda conectar el Foro de Carpeta Ciudadana y el Foro de Gobierno Abierto a fin de que se realice una definición participativa de estas herramientas de gobierno electrónico. De esta forma, con el establecimiento de reglas claras de participación y seguimiento, podría ser entendido como gobierno abierto. Asimismo, esta interlocución promoverá una mejor comprensión de los avances y esfuerzos que las administraciones están realizando en materia de tecnología e innovación, sin que necesariamente forme parte del plan de acción.

3.3 Carpeta ciudadana

Texto del compromiso como aparece en el plan de acción:

La Carpeta Ciudadana del PAG, disponible en la dirección https://sede.administracion.gob.es/carpeta, simplifica el acceso de los ciudadanos a la administración digital al ofrecer un punto de acceso donde consultar toda su información.

El compromiso contiene las siguientes metas: 1. Diagnóstico. 2 y 3 Puesta a disposición progresiva para los ciudadanos del seguimiento de expedientes y notificaciones, permitiendo la comparecencia de todos los departamentos ministeriales y de la adhesión de otros niveles de Administración (CCAA y EELL). 4. Puesta a disposición para los ciudadanos de la consulta de datos personales y autogeneración de certificados. 5. Puesta a disposición de la Carpeta ciudadana a las personas jurídicas.

Fecha de inicio: julio de 2017 Fecha de término: junio de 2019

El texto completo del compromiso se encuentra en el Tercer Plan de Acción de Gobierno Abierto 2017-2019 de la Alianza para el Gobierno Abierto, disponible aquí: https://bit.ly/2VRxyXy.

La carpeta ciudadana [55] facilita a cada ciudadano el acceso a la información personal que tienen las administraciones públicas y permite el seguimiento y la consulta de su actividad con la Administración.

Su puesta en práctica supone necesariamente el desarrollo de soluciones tecnológicas y de interoperabilidad que se ejecutaron parcialmente durante la implementación del tercer plan, por ello, el cumplimiento de este compromiso es limitado.

La herramienta de carpeta ciudadana, no obstante, continúa incorporando entidades colaboradoras y funcionalidades:

• Los ministerios y organismos más representativos, incluyendo Catastro, SEPE y Agencia Tributaria se incorporaron a la herramienta.
• Se integraron diez CC.AA. a la carpeta ciudadana y otras se integraron a través del sistema de notificaciones “Notifica”.
• Respecto a la posibilidad de autogeneración de certificados, se puso a disposición un conjunto relevante de datos como titulaciones universitarias y no universitarias (M. Educación), datos catastrales (Catastro), datos de desempleo (SEPE), algunos datos de situaciones familiares (familia numerosa, discapacidad), datos del Padrón, o datos de la ITV de la Dirección General de Tráfico.

Quedaron incompletas las acciones de interoperabilidad necesarias para la adhesión progresiva de las entidades locales y de la Dirección General de Tráfico (Ministerio del Interior) prevista la incorporación de esta última a finales de 2019.

Como se señalaba en el informe de diseño del tercer plan de España, la presente herramienta mejora el acceso a la información personal. Sin embargo no se puede afirmar que contribuya a mejorar el acceso a la información pública en general para la mejora en la construcción de políticas públicas. La carpeta ciudadana posibilita el acceso a expedientes personales, por tanto, no contribuye a mejorar la transparencia de las entidades públicas ni conocer cómo gestionan sus recursos, cómo es su funcionamiento o cómo se toman las decisiones. Por ello este compromiso no se considera relevante para los valores de gobierno abierto. Es así como las mejoras tecnológicas implementadas no influyeron en la apertura del Gobierno.