Complaint Reception and Processing System (UY0105)

Complaint reception and processing system Commitment start and end date: September 2018 to June 2020. Institution or actor responsible for the implementation: the Transparency and Public Ethics Board (JUTEP). New Commitment. Theme: Security-Justice-Anti-Corruption Commitment description What is the commitment? To promote and facilitate citizen participation in the fight against corruption through the implementation of a system for receiving and processing complaints, ensuring adequate protection for whistleblowers. What is the problem that the commitment will address? Although Uruguay ranks in a very good position in terms of corruption indicators at the international level, and particularly as the highest ranking Latin American country in the corruption perception index prepared by Transparency International, the authorities and also the citizens recognize that, notwithstanding the existing strengths, it is necessary to carry out serious work to detect and overcome the existing weaknesses, within the framework of an adequate risk analysis. The year 2017 has marked the beginning of an in-depth study in this matter, which has revealed the absence of safe channels that allow citizens to communicate to the authorities any irregular situations of which they are aware. How will the commitment contribute to solving the problem? By generating a reliable system for channeling citizen complaints, implementing a web portal for reception under the JUTEP and a network of links between public agencies and the JUTEP that allows adequate coordination between both subsystems, ensuring appropriate processing of complaints received. In addition, provisions are also made to establish a system of broad guarantees for whistleblowers whether they are public officials or citizens in general. OGP value to which this commitment will contribute. Citizen participation will enhance the need for transparency in the actions of public servants and will strengthen trust, given that the proper functioning of the system will show that the State does not remain passive or indifferent. The implementation of this system represents an important step towards consolidating the necessary relationship between the civil society and the activity of the authorities, as well as the strengthening of non-governmental organizations that support and at the same time control State action. Additional Information: To strengthen the actions during its development, a survey will be conducted in the Anticorruption Office of the Argentine Republic and the proposal will be prepared with the advice of BCS Compliance of the Argentine Republic and the support and approval of EUROsocial. Objectives and/or milestones Description of objectives and/or milestones Start date End date To carry out a consultation process with the civil society on the structure and contents of the portal and guarantees for whistleblowers: completion of at least three opportunities for exchange with non-governmental organizations linked to the topic. September 2018 December 2018 To design and develop a complaints web portal. September 2018 August 2019 To design, implement and evaluate pilot experiences on complaint management in at least two public agencies. October 2018 June 2019 To define and implement the system of guarantees for whistleblowers: a) prepare security protocol, b) updating current legal framework. October 2018 December 2019 To carry out a publicity and promotion campaign of the complaints system: hold at least two meetings for dissemination with non-governmental organizations linked to the subject and one with the press. September 2019 December 2019 To include at least five agencies in the complaints management system. July 2019 June 2020 Contact Information Name of the responsible person Ricardo Gil Title, Department President of the Board Email address and phone number rgil@jutep.gub.uy 29170407 Other actors involved State Actors Office of the Attorney General, Commission against Money Laundering and Terrorist Financing, Ministries of State, Central Bank of Uruguay, Other Public Agencies, Anti-corruption Office of the Argentine Republic. CSOs, private sector, multilateral organizations, working groups Uruguay Transparente, CAINFO, DATA, Uruguay EUROsocial, BCS Compliance of the Argentine Republic, and the Catholic University of Uruguay

Transparencia en los procesos electorales y prevención de la corrupción en el Estado

7. Sistema de recepción y procesamiento de denuncias

Texto del compromiso como aparece en el plan de acción:

Promover y facilitar la participación ciudadana en la lucha contra la corrupción mediante la implementación de un sistema para recepción y procesamiento de denuncias asegurando la adecuada protección de los denunciantes.

Los hitos de este compromiso son:

• Realizar un proceso de consulta con la sociedad civil sobre estructura y contenidos del portal y garantías para los denunciantes: realización de al menos 3 instancias de intercambio con organizaciones no gubernamentales vinculadas al tema.
• Diseñar y desarrollar un portal web de denuncias.
• Diseñar, implementar y evaluar experiencias piloto sobre gestión de denuncias en al menos dos organismos públicos
• Definir e implementar el sistema de garantías para denunciantes: a) elaborar protocolo de seguridad, b) actualizar marco legal vigente
• Realizar campaña de difusión y promoción del sistema de denuncias: realizar al menos 2 instancias de difusión con organizaciones no gubernamentales vinculadas al tema y 1 con la prensa.
• Incorporar al menos 5 organismos al sistema de gestión de denuncias.

Nota editorial: El texto completo del compromiso se encuentra en el Cuarto Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto de Uruguay 2018-2020, disponible aquí: https://goo.gl/XAMbNr

Fecha de inicio: Septiembre 2018              Fecha de término: Junio 2020

Contexto y objetivos

Uruguay es el país de América Latina con menor percepción de corrupción, según el Índice de Percepción de la Corrupción 2018 [33] de la ONG Transparencia Internacional. De acuerdo con ese informe, Uruguay es percibido como el país más transparente de América Latina, encabezando el ranking en la región, al igual que en la edición de 2017, con un total de 70 puntos sobre 100 posibles. En la región de las Américas ocupa el tercer puesto entre los 32 países, y a nivel global se encuentra en el puesto 23 sobre un total de 180 países.

Sin desconocer estas fortalezas, tanto las autoridades de Gobierno como las organizaciones de la sociedad civil reconocen que es necesario avanzar para generar canales seguros que habiliten a la ciudadanía a comunicar a las autoridades sobre situaciones irregulares de las que se tenga conocimiento. Así fue planteado en la Mesa de Diálogo de Transparencia, Anticorrupción y Ética Pública [34], una de las mesas de elaboración de este cuarto plan, donde representantes de la sociedad civil y del Estado hicieron sus propuestas de cara a un nuevo plan de acción. La organización Uruguay Transparente propuso específicamente la necesidad de fortalecer el sistema de denuncias, por un lado, para facilitar que las denuncias lleguen y por otro que la persona denunciante esté protegida. Se propuso para ello la creación de una ventanilla electrónica de denuncias, que contemple la participación de la sociedad civil a efectos de realizar una tarea de control del trámite de denuncia y se analice si es efectivo.

Este compromiso, a cargo de la Junta de Transparencia y Ética Pública (JUTEP), se propone abordar el problema mencionado generando un sistema confiable para canalizar denuncias de la ciudadanía a través de un portal web. Asimismo se propone crear una red de nexos entre los organismos públicos y la JUTEP para asegurar el adecuado procesamiento de las denuncias recibidas. Complementariamente, se propone establecer un sistema de amplias garantías para los denunciantes, sean funcionarios públicos o ciudadanos en general. El compromiso establece además que las acciones previstas se realizarán en consulta con organizaciones de la sociedad expertas en la temática.

La persona referente de Uruguay Transparente ^[35], consultada por las investigadoras del IRM, relató que tradicionalmente la denuncia a nivel de la ciudadanía se hace ante el organismo correspondiente y va al jerarca máximo a través de un canal que está establecido a nivel administrativo. El problema  es que la denuncia se inicia en el mismo ámbito donde se origina el problema y no hay garantías de que la denuncia llegue a donde tiene que llegar. Por esta razón, Uruguay Transparente viene trabajando hace tiempo para impulsar un sistema de centralización de las denuncias en un organismo independiente, que reciba las denuncias y se encargue de comunicarlo al jerarca máximo o la persona designada del organismo denunciado. Mediante este tipo de procedimiento se generan garantías de que hay un registro de la denuncia y que se puede hacer un seguimiento.

La JUTEP aceptó ser ese organismo independiente, de acuerdo lo que manifestó la persona referente de CAinfo [36], con una gran apertura a trabajar con la sociedad civil. CAinfo, DATA y Uruguay Transparente participaron con la JUTEP en reuniones previo al armado del compromiso. La persona referente agregó que otros aspectos clave a tener en cuenta en la implementación de este compromiso son la difusión de la herramienta, la elaboración de protocolos de trabajo con las denuncias y la capacitación de funcionarios.

Las acciones propuestas en este compromiso son lo suficientemente específicas como para que su cumplimiento se pueda verificar en forma objetiva, y son relevantes a los valores de acceso a la información, participación ciudadana y rendición de cuentas. De cumplirse con todas las acciones propuestas, este compromiso tendrá un impacto moderado ya que su resultado será una nueva forma de canalizar denuncias por parte de la ciudadanía con todas las garantías necesarias de transparencia y exigibilidad, garantizadas por la JUTEP y con participación de la sociedad civil. Referentes de la JUTEP manifestaron que en un principio se intercambió la posibilidad de que la sociedad participara asegurando las garantías necesarias para el denunciante, pero se analizó y las garantías las debe otorgarlas la institución responsable. Para que la sociedad civil tenga una participación, se busca instrumentar un mecanismo de auditoría del proceso.

Siguientes pasos

Según se establece en el texto del compromiso, el sistema de denuncias se implementará por lo menos con dos organismos piloto. De acuerdo con información suministrada por referentes del organismo, lo que quedaría para un proceso posterior (y gradual) es lograr que en cada organismo haya un referente para canalizar consultas y eventuales medidas.

Las investigadoras del IRM recomiendan analizar la posibilidad de ampliar el número de organismos piloto para poder realizar una evaluación que abarque más su funcionamiento así como las posibilidades de extenderlo al resto de los organismos públicos a corto plazo. Tomando en cuenta que el canal de denuncias y su sistema de monitoreo quedarán en marcha, no se considera necesario volver sobre este compromiso en un próximo plan.